Guía para Escoger una Asistente Virtual que Complemente Funciones

¿Qué estilo de Asistente Virtual prefieres? Encontrando la Horma de tu Zapato.

Esta semana publiqué un post similar en mi blog Mujeres Emprendedoras, dirigido a Asistentes Virtuales. El objetivo de ese post es que descubran su estilo y cómo potenciarlo en beneficio de su cliente ideal.

Todos somos distintos, tanto VAs (Asistentes Virtuales) como clientes tenemos cada uno un estilo definido. A la hora de elegir a la persona con la que vas a trabajar codo a codo, es muy importante evaluar no sólo sus habilidades técnicas y experiencia, sino también su personalidad y estilo. Esto es algo que hoy en día, gracias a las redes sociales, blogs y Twitter es posible conocer!

En el post dedicado a VAs comentaba que a mucha gente le atrae la idea de una asistente eficiente, pero cálida y sociable. Y esto no es casualidad: la gente busca conectarse con otras personas. Algunas hasta buscan alguien en quien confiar y/o apoyarse en el caso de que las cosas salgan mal, alguien que transcienda el microcosmo de asistencia y pueda convertirse en una socia.

Sin embargo, al mismo tiempo hay muchas personas que prefieren VAs con un estilo más formal. Por lo tanto, ningún estilo es superior a otro. Todo depende del tipo de personalidad con el que te sientas más cómodo/a.

Aquí te presento los tres estilos más marcados de VAs. Claro está, que siempre encontraremos un punto dentro de los 3 estilos con el que nos relacionamos, pero generalmente existe una tendencia marcada hacia uno de los siguientes estilos. Considera qué combinación de estos (u otros!) crees que sería mejor a la hora de elegir una VA que se adapte a ti. De esta forma será más fácil identificar a tu VA ideal.

1. La VA Formal

• Se siente cómoda manejándose con plantillas a la hora de comunicarse via email con sus prospectos e interesados en sus servicios, sin añadir un toque personal, al estilo: ¨Gracias por contactar a Virtual XX Assistance Group. Apreciamos esta oportunidad para servirle.¨ Esto mantiene las distancias y brinda una imagen de formalidad.

• Para presentar su empresa a un prospecto, suele enviar una presentación PowerPoint, en la que describe sus servicios formalmente y punto por punto, de una forma muy organizada y ordenada.

• Es una persona muy reservada y no comparte sus opiniones ni asuntos de su vida personal con nadie.

• No le atrae participar en las redes sociales.

Si tu eres una persona muy reservada y tal vez un poco tímida, este puede ser tu estilo de VA ideal.

2. La VA Conservadora

• Lo primero que le presenta a un cliente prospectivo es una pila de certificaciones profesionales y cartas de asociaciones para probarle que está calificada para la posición y así brindarle tranquilidad a su futuro cliente.

• Sigue las instrucciones de su cliente al pie de la letra, sin sugerencias ni aportes de ningún tipo. Desea mantener su posición de asistente a rajatabla y dejarse liderar por completo por su cliente.

• Se comunica con su cliente exclusivamente vía email. Él le envía una lista de tareas para hacer en incrementos de 30 minutos, y la VA le manda un email cada vez que termina una tarea, o cada 30 minutos (el que sea primero). En este sentido cabe aclarar que la mayoría de las VAs suele comunicarse de esta manera con sus clientes cuando éstos deciden que esta vía de comunicación les resulta más práctica y rápida. Las VAs nos adaptamos mucho a los gustos y preferencias de cada uno de nuestros clientes.

• Participa muy tímidamente en las redes sociales.

Este estilo de VA es ideal para trabajar con personas muy organizadas y que prefieren la formalidad con las personas que trabajan para él, también suelen ser personas con muchos años de experiencia que sólo precisan una VA confiable y profesional que ejecute exactamente sus indicaciones.

3. La VA Personal

• Responde los emails de sus clientes con un estilo cálido y amigable. Ej: ¨Buen día Juan! Estoy viendo su (o tu) consulta y durante el día de hoy me dedicaré a recabar las mejores opciones disponibles, y se las estaré enviando entre hoy y mañana. Por ahora le escribo para darle la tranquilidad de saber que ya estoy al tanto de su consulta y pronto le responderé! Le deseo un excelente día!”

• La primera vez que se comunica con un potencial cliente, expresa interés en su negocio y propone ideas para ayudarle proactivamente. Concierta una cita via Skype o telefónica para conocerlo mejor a él, su negocio y sus metas.

• Puede ocuparse tanto de tareas comunes como también resolver problemas imprevistos, todo de manera independiente, siempre chequeando que su cliente esté de acuerdo con el criterio que utiliza para resolverlos. Siempre se acerca a su cliente con una o varias soluciones al imprevisto, y no sólo planteándole el problema.

• Se maneja con reglas menos estrictas. Por ejemplo, se comunica con sus clientes por email, teléfono, Twitter, o cual sea el medio más conveniente y lógico, todas las veces que sea necesario. No teme reírse o compartir alguna anécdota. Demuestra que su cliente le agrada como persona!

Este estilo de VA es ideal para las personas sociables que desean desarrollar sus habilidades de liderazgo y que disfrutan de trabajar en equipo y descubrir los talentos de cada integrante.

..y tú, qué estilo de VA prefieres? tienes un estilo marcado? una mezcla de los tres? qué elementos consideras fundamentales a la hora de elegir una Asistente Virtual?