Ideas para Mejorar la Programación de Actividades y el Tiempo

Una Forma Efectiva de Llevar la Agenda

Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede tener resultados desastrosos en la productividad. El primer problema que se plantea al programar las tareas sobre una base diaria es que se está cayendo en la cultura de urgencias, se está contemplando sólo el corto plazo, cuando lo que debería plantearse primero es el largo plazo. Y desde ahí, solo desde ahí, el medio, y luego, el corto plazo.

La mayoría de las personas acostumbran a apoyarse en una programación diaria ya sea en un trozo de papel, un bloc de notas, una agenda normal, agenda digital o electrónica.

En una ocasión estaba con un cliente con el que estaba llevando un programa de coaching para aumentar su productividad personal. Desde nuestras primeras sesiones mi cliente siempre llegaba con su agenda en mano y lápiz o bolígrafo a la mano. A veces tomaba nota de fechas y otras solo las memorizaba.

¿De Atrás para Adelante? o ¿De Atrás para el Frente?

Un día le pregunte a mi cliente si podía compartir conmigo como organizaba sus actividades. Mi cliente se puso a reír y me dijo: “Mira esta casi toda vacía”. Aunque mi cliente vivía con mucho estrés pues todo el tiempo estaba en función de urgentes y constantemente se pasaba apagando incendios.

Era claro que al dedicar casi todo su tiempo y energía a los urgentes le era my difícil hacer otras actividades por lo cual no podía organizarse ni a medio o largo plazo solo podía hacer las cosas del momento. Esto tenía un efecto aterrador en su productividad. Bajísima!!!!

¿Te estoy diciendo que debemos programar hacia atrás?. Sí, así es.

Sé que te parecerá raro, pero seguro que tú también lo haces. Por ejemplo, imagina que tu avión sale a una hora determinada. ¿A qué hora debes salir de tu oficina o de tu casa?. Te plantearás a qué hora tienes que presentarte en el mostrador del aeropuerto, cuánto tardas en el taxi desde tu despacho, cuánto en conseguir el taxi… y puede que le añadas unos minutos de margen por si acaso. .

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¿Qué has hecho?: Programar hacia atrás.Lo mismo deberás hacer para abordar un proyecto.

¿Cuándo quieres tenerlo terminado?

¿Cuánto tiempo prevés para cada fase?

Eso supone empezar con un plan anual, o como poco, trimestral, y en casos infrecuentes, mensual. De ahí puedes pasar, pero no antes, al diario. No es malo precisar compromisos en la jornada, pero deben ir precedidos por una visión general.

El anual aparece como imprescindible para quien tiene responsabilidades. Y un segundo nivel, mensual o semanal, deseable para mantener la visión de conjunto.

¿Lo más útil?: funcionar con los dos.

Programar la Agenda

Hemos dicho que planificar implica decidir qué se va a hacer y cuándo debe quedar terminado. Programar es decidir cuándo hacerlo y qué recursos se precisan.

• Qué etapas preveo.
• Qué recursos precisaré, qué ayudas.

El tiempo pasa de ser considerado solo en su aspecto de plazo a participar seriamente en su calidad de RECURSO.

Hemos pues de aprender a programar no las tareas sino el recurso: el tiempo y aprender a enfocar este tiempo en aquellas tareas que realmente son productivas.

Es la única solución sensata, y aunque pueda sonar extraño, con el tiempo, como con el dinero lo que hay que programar es el recurso escaso.

¿De cuánto tiempo dispongo?

¿En qué lo quiero invertir?

Y en función de esas decisiones debo asignar un tiempo a cada tarea, especialmente a visitas, reuniones, consultas, es decir a lo que se me puede alargar si no lo controlo.

Probablemente en pequeñas cosas poco importantes es donde, insensiblemente, se nos va más de lo conveniente.

Empleamos del 50 al 75 por ciento de nuestra jornada en atender imprevistos. Y lo que es peor, abordamos compulsivamente del 50 al 90 por ciento de nuestras actividades.

Es decir, que la priorización no es deliberada, enfocada a alcanzar los objetivos, sino meramente compulsiva.

Lo correcto e inteligente es priorizar en función de los objetivos, entre los que puede aparecer en un momento determinado la decisión de descansar, divertirte, atender a tu familia o a otra persona. Es tu derecho porque se trata de tu vida.

Controlar el Tiempo y el Reloj

Es una idea común creer que controlar el tiempo supone ser un esclavo del reloj.

Nada más alejado de la realidad. Controlar el tiempo no supone ser un esclavo del reloj. Supone, en todo caso, utilizar adecuadamente la brújula, es decir, saber dónde se quiere ir, qué objetivo se pretende alcanzar.

Para aprovechar cada instante, para que cada instante resulte rentable y provechoso en cualquier sentido, incluidos el descanso, el placer, la diversión y todo cuanto se decida libremente, es suficiente el reloj interno.

El reloj convencional, por el contrario, sólo cobra importancia cuando hay otra persona (cita, visita, reunión) a la que debemos respetar.

Controlar el Tiempo y las Oportunidades

Es falsa la creencia de que controlar el tiempo haga perder muchas oportunidades inesperadas pero interesantes. Precisamente el control facilita una mayor capacidad de decisión, sabiendo qué se hace y por qué se hace, y facilitando holguras. Un mal manejo del tiempo impide disponer de él cuando aparece una oportunidad. Si se asigna tiempo suficiente para los imprevistos se está en mejor condiciones de aprovechar cualquier oportunidad que pueda surgir.

Como Reflexión Final

Así pues, el saber priorizar, el correcto manejo de nuestro tiempo, de nuestra vida, supone recuperar toda nuestra libertad, decidir siempre lo que nos interesa y nos apetece hacer, con una visión amplia.

El coaching es una excelente recurso para ayudarte a crear y poner en práctica un sólido plan de acción que te lleve alcanzar la organización y productividad que a momentos has pensado te es imposible. Si algo de lo que acabas de leer te es familiar y consideras que estás listo para dar el gran salto comienza aquí con un programa de coaching privado.