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Sistema de Gestión de Calidad: Herramienta Clave para Potenciar la Imagen Corporativa frente a sus Clientes Facilitando la Mejora Continua, Calidad de su Producto y la Ampliación de su Mercado

Alcance del Sistema de Gestión de Calidad y Alcance de la Certificación Norma Internacional ISO 9000

Tanto en lo conceptual como en la aplicación práctica de la auditoria debemos saber diferenciar entre el alcance de la norma ISO 9001:2008 y el alcance de la certificación de nuestro Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

Es decir, no se debería confundir con el alcance del SGC, el cual es un término que se utiliza comúnmente para describir los procesos, los productos (y/o servicios) y los sitios, departamentos, divisiones, etc. a los cuales la organización aplica un SGC formal. (Nota: esto no necesariamente incluye todos los procesos, productos, sitios, departamentos o divisiones, etc. de la organización.)

El alcance del SGC se debería basar en la naturaleza de los productos de la organización y sus procesos de realización, el resultado de la evaluación del riesgo, las consideraciones comerciales y contractuales, y los requisitos reglamentarios y legales.

Aunque ISO 9001:2008 es genérica y se aplica a todas las organizaciones (independientemente de su tipo, tamaño o categoría de producto), en algunas circunstancias algunas organizaciones pueden excluir el cumplimiento de algunos requisitos específicos de la cláusula 7, aunque se les permite declarar la conformidad con la norma.

Esto se debe a que se ha reconocido que no todos los requisitos de esta cláusula de la norma son pertinentes a todas las organizaciones. ISO 9001:2008 por sí sola permite tales situaciones, a través de la cláusula 1.2, Aplicación.

En consecuencia, el alcance de la certificación incluye al alcance del SGC y describe los requisitos de ISO 9001 que han sido excluidos.

Dado que los términos alcance del SGC y alcance de la certificación con frecuencia se intercambian, esto puede originar confusión cuando un cliente o un usuario final trata de identificar las partes de la organización que han sido certificadas frente a ISO 9001, las líneas de producto o los procesos cubiertos por el SGC o los requisitos de ISO 9001 que han sido excluidos.

Para disipar tal confusión y permitir la identificación de lo que se ha certificado, el alcance de la certificación debería definir claramente los siguientes aspectos:

a) El alcance del SGC (incluyendo detalles de las líneas de producto y los sitios, departamentos, divisiones, etc. relacionados cubiertos por él);

b) Los principales procesos de la organización para la realización de su producto o las actividades de entrega del servicio (tales como diseño, manufactura y entrega) para las líneas de productos cubiertas;

c) Cualquier requisito de ISO 9001 que haya sido excluido.

Se debería anotar que el alcance de la certificación no es el mismo del certificado que se otorga a una organización después de demostrar exitosamente la conformidad con ISO 9001. El certificado comúnmente incluirá una descripción sintetizada del alcance de la certificación, pero no los detalles de los requisitos de ISO 9001 que han sido excluidos; sin embargo, puede incluir una nota de referencia al hecho de que las exclusiones se detallan en el manual de calidad de la organización.

Es importante que la organización redacte un alcance de la certificación preliminar antes de solicitar la certificación. Éste sería analizado luego por el Organismo de Certificación durante la primera etapa de la auditoria, para la planificación adecuada de la segunda etapa

El auditor es responsable de:

1.- Garantizar que la declaración final del alcance de la certificación no se malinterprete;

2.- Verificar que este alcance únicamente se refiera a los procesos, productos, sitios, departamentos o divisiones, etc. de la organizaciones que fueron evaluados durante la auditoría de certificación; y

3.- Verificar que este alcance define cualquier exclusión de los requisitos de ISO 9001, que se proporciona justificación para tales exclusiones y que ésta es razonable.

Como medida adicional para combatir la confusión potencial entre los clientes y usuarios finales, el alcance de la certificación se debería definir claramente en el manual de calidad de la organización y en los documentos disponibles al público (esto incluye, por ejemplo, el material promocional y de mercadeo).

No obstante, las declaraciones de promoción nunca se deberían incluir en el alcance de la certificación.

Bibliografía
International Standard Organization (ISO),
ISO/TC 176/SC 2 Support Package Guidance

Sobre el Autor

Auditor Líder en Sistemas de Gestión de Calidad y Especialista en ISO 9000. Posee amplia experiencia en dictado de cursos y es editor de manuales y reportes de Gestión de Calidad.