Cómo Administrar el Tiempo | Claves para Gestionar con Efectividad los Ladrones del Tiempo
Cómo Manejar las Acciones que Inciden en Tu TiempoDefenderte de los Ladrones del Tiempo.
Los ladrones del tiempo disminuyen nuestra eficacia y productividad de forma alarmante. Has hecho un plan estupendo. Y cuando tratas de ponerlo en práctica todo se te viene encima. Parece como si todo el mundo se pusiera de acuerdo para arruinártelo.Los ladrones de tiempo están por todas partes e incluso por donde uno menos se lo imagina, y son muy diversos.
No es fácil establecer una separación clara a causa de su origen, externo o interno. De hecho, para bien o para mal, todos deben recibir la consideración de internos, dado que el problema no reside en el estímulo, sino en la respuesta.
Tienen una única cosa en común: disminuyen nuestra eficacia y productividad.
Aunque existe siempre un mayor o menor riesgo en función del entorno, la importancia de cada uno de ellos está, sobre todo, en función del perfil profesional. Serán, pues, los hábitos y actitudes personales lo que necesitarás modificar para combatir a esos ladrones de tiempo.
Y lo malo es que, como se trata de cosas relacionadas con tu trabajo, con tus responsabilidades, te sientes obligado a atenderlas. Y sientes que todas tus previsiones se vienen abajo.
El Bueno, el Malo y el FeoPor supuesto, algunos de estos ladrones son buenos, incluso altamente deseables, como cuando te llama un cliente para ofrecerte un nuevo contrato.
Los ladrones Más Importantes
Tenemos identificados más de dos decenas. Los más importantes son:
• Interrupciones.
• Redes sociales y chats.
• Teléfono (incluido el móvil).
• Reuniones.
• Visitas inoportunas.
• No saber decir NO.
• Hacerlo uno mismo (delegación pobre).
• Crisis, “incendios”, urgencias.
• Papeleo (incluido el informático). Planificación insuficiente.
• Dejar las cosas para luego (Indecisión).
• Despacho atestado.
• Tratar de abarcar demasiado.
• Exceso de detalle.
• …etc. etc. etc.
Es muy habitual: Creer que los ladrones de mi tiempo son solo los otros.
Esto no es más que una verdad a medias. Si se profundiza en el análisis se llega con facilidad a otra conclusión: El problema es tu respuesta.
Vamos a centrarnos en uno de ellos en concreto: Las visitas.
Las Visitas
Probablemente no te hayas parado nunca a pensarlo, pero ¿cuándo aprendiste atender visitas? Sin duda, de pequeño, en tu casa, viendo a tus padres.
Estás programado inconscientemente con un determinado modo de atenderlas. Recuerdas quizás a tus padres comentando, en una escapada a la cocina:
– Mira la hora que es y los niños sin cenar.
– Pero volvían al salón y ofrecían:
– ¿Otra cerveza? ¿Otra taza de café?
En tu inconsciente quedó grabado el modo en que “es preciso” atender a las visitas, aunque resulten inoportunas. Es un comportamiento universal.
He escuchado a alguna persona decir que sus visitas se van cuando ellas lo deciden: “¿Cómo las voy a echar?”.
Atender a las Visitas Inoportunas
Por supuesto que después de eso estás obligado a centrarte en el asunto e ir al grano. Todo lo cual es compatible con una exquisita cortesía, acompañada de tu mejor sonrisa.
Es preciso que el gesto lo realices sobre tu propio parlamento, cuando seas tú y no el otro, el que habla.
Recuerda para ti, la visita ha terminado cuando llegas a la conclusión de que:
– Has alcanzado tu objetivo.
– No vas a alcanzarlo ahora.
La Transformación
En definitiva tu eficacia y productividad se basa en saber manejar las acciones que inciden en tu tiempo y de tú responsabilidad de cómo llevarlas.