Auditor de Calidad | Ideas para Conducir la Auditoría al Sistema de Gestión de Calidad y Aplicar Valor Agregado a sus Resultados

Cómo Aplicar Métodos de Evaluación del Compromiso, Participación de la Alta Dirección en la Implementación, Monitoreo y Actualización del Sistema de Gestión de Calidad.

Auditoría a la Política de Calidad, Objetivos de Calidad y a la Revisión por la Dirección

“Los auditores de sistemas de gestión de la calidad/ambiental deberían poseer conocimiento y habilidades en las siguientes áreas:

a) Principios, Procedimientos y Técnicas de Auditoría, para posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para diferentes auditorías, y asegurar que las auditorías se realizan de manera coherente y sistemática. Un auditor debería estar en capacidad de:

• Aplicar los principios, procedimientos y técnicas de auditoría
• Planificar y organizar el trabajo efectivamente
• Realizar la auditoría oportunamente
• Priorizar y enfocarse en aspectos importantes
• Recolectar información mediante entrevistas, escuchando y observando, y revisando documentos, incluidos los registros
• Verificar la exactitud de la información recolectada
• Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la auditoría, para corroborar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones
• Evaluar los factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos de la auditoría y las conclusiones
• Entender la conveniencia y las consecuencias de usar técnicas de muestreo
• Registrar las actividades de auditoría a través de documentos de trabajo
• Preparar reportes de auditoría que sean claros y concisos
Mantener la información confidencialmente…….”

Pero la habilidad mas importante que debemos desarrollar para conducir una auditoria y en la interpretación de cualquier norma es ……………… El sentido común ¡¡¡

Con la práctica continua de esta habilidad es que podremos aplicar valor agregado a nuestras auditorias y obtener la satisfacción real de propios y terceros.

Con esta pequeña introducción vamos a dar inicio a la Guía Nº 2 de Auditorias ISO 9001:2008 y comenzamos con secciones del SGC que pueden presentar posibilidad de confusión o diferencias de interpretación

1. Auditoría de la Política de Calidad

5.3 Política de la Calidad

La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad:

a) es adecuada al propósito de la organización,

b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad,

c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos
de la calidad,

d) es comunicada y entendida dentro de la organización, y

e) es revisada para su continua adecuación.

La política de calidad y su despliegue eficaz sólo se pueden evaluar verdaderamente con base en los resultados generales de la auditoría. Los métodos de auditoría deberían incluir los siguientes:

• Entrevistas con la alta dirección para entender su enfoque y su compromiso con la calidad.

• Evaluación, a través de los registros de la revisión por la dirección, del compromiso y la participación de la alta dirección en el establecimiento, la implementación, el monitoreo y la actualización de la política de la calidad.

• Evaluación de si la dirección ha “traducido” eficazmente la política de la calidad en palabras y directrices comprensibles en todos los niveles de la organización, con los objetivos correspondientes en cada función/ nivel al que se aplique.

• Conducción de entrevistas con el personal para verificar si tiene la conciencia, el entendimiento y el conocimiento requeridos sobre la forma en que la política de calidad de la organización se relaciona con sus propias actividades, independientemente de los términos utilizados por dicho personal para expresar su entendimiento.

• Búsqueda de evidencia de diseminación eficaz de la política de la calidad mediante una comunicación adecuada.

2. Auditoría de los Objetivos de Calidad

5.4.1 Objetivos de la Calidad

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto [véase 7.1 a)], se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.

Es importante que los auditores verifiquen que los objetivos generales de calidad de la organización se hayan definido y documentado bajo algún método que permita conocer su medida y poder realizar seguimiento de su evolución.

Se debe analizar como reflejan la política de calidad, si son significativamente coherentes, si están en línea y son compatibles con los objetivos generales del negocio, incluyendo las expectativas del cliente. Si este no es el caso, los auditores deberían evaluar adicionalmente el compromiso de la alta dirección con la calidad.

Es necesario que el cumplimiento de los objetivos de calidad sea mensurable y esté documentado. No existe forma específica de identificar ni documentar los objetivos de la calidad ya que pueden aparecer en los planes de negocios, los resultados de la revisión por la dirección, los presupuestos anuales, etc.

Depende de los auditores convencerse de que los objetivos están documentados adecuadamente. Los auditores deberían obtener evidencia de la forma en que los objetivos de calidad se establecen en cascada en toda la estructura y los procesos de la organización, enlazando los objetivos estratégicos generales con los objetivos de la dirección y en forma descendente hasta las actividades operacionales específicas.

Se recomienda que los objetivos documentados de calidad se examinen en la etapa de revisión de la documentación de la auditoría.

Antes de terminar la auditoria, los auditores deben convencerse de que los objetivos de calidad son realistas y pertinentes y que la organización ha asignado al personal responsable los recursos necesarios para cumplir sus objetivos. La evidencia de esto se debería obtener en todos los niveles de la organización.

Los objetivos de calidad no son estáticos y es necesario actualizarlos a la luz del clima actual del negocio y de búsqueda de la mejora continua. Los auditores deberían verificar que el desempeño general de la organización refleje las aspiraciones de la política de la calidad y satisfaga de forma razonable los objetivos de calidad.

Los auditores deberían recordar que el cumplimiento de los objetivos se puede medir cuantitativa o cualitativamente. También deberían recordar que existe un enlace claro entre los aspectos dinámicos de la revisión de la política de la calidad y los objetivos de la calidad y el compromiso de la organización con la mejora continua.

3. Auditoría de la Revisión por la Dirección

5.6 Revisión por la Dirección

5.6.1 Generalidades

La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad. Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección…..

ISO 9001:2008 exige a la alta dirección revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización a intervalos planificados, para garantizar su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión se podría realizar en una reunión separada, pero no es un requisito de la norma.

Existen muchas formas en que la alta dirección puede revisar el sistema de gestión de la calidad como, por ejemplo, recibir y revisar un informe generado por el representante de la dirección u otro personal, la comunicación electrónica como parte de reuniones regulares de la dirección en donde también se discutan aspectos tales como presupuestos y metas.

La revisión por la dirección es un proceso que se debería realizar y auditar utilizando el enfoque por procesos.

ISO 9001, cláusula 5.6.2, especifica las entradas para el proceso de revisión por la dirección y se deben incluir estos temas. Sin embargo, éstos no son los únicos temas que se pueden incluir en una revisión. Es probable que ellos no se traten individualmente ni simultáneamente, sino como parte de una revisión general del negocio. Los auditores deberían estar conscientes de que las entradas podrían estar en forma de informes, diagramas de tendencia, etc.

Como resultado del proceso de revisión por la dirección, debería existir evidencia de decisiones relacionadas con:

• cambio en la política y los objetivos de calidad
• planes y posibles acciones para la mejora
• cambio en los recursos
• planes de negocios revisados
• presupuestos.

El resultado no solo se relaciona con las mejoras o los cambios, sino que podría incluir decisiones sobre otros asuntos importantes tales como los planes para introducir productos nuevos.

Se requieren registros de la revisión por la dirección, pero no se especifica su formato. Las actas de las reuniones son el tipo más común de registro, pero los registros electrónicos, los diagramas estadísticos, las presentaciones, etc. podrían ser tipos de registro aceptables.

El proceso de revisión por la dirección también podría incluir elementos de la planificación del sistema de gestión de la calidad en donde se tratan los cambios en los procesos y los sistemas. Cuando este es el caso, los auditores deberían revisar si se han tenido en cuenta o no los siguientes puntos:

• ¿Tendrán los cambios en el sistema de gestión de la calidad o en el negocio impacto en otras partes del sistema o del negocio?

• ¿Se evalúan los cambios propuestos antes de la implementación?

• Al preparar los planes estratégicos, ¿se toman en consideración aspectos tales como los indicados en la cláusula 4.1 de la norma?

• ¿Se identifican los controles necesarios antes de iniciar el suministro de fuente externa de un proceso?

El proceso de revisión por la dirección no debería ser un ejercicio realizado únicamente para cumplir los requisitos de la norma y de los auditores; debería ser una parte integral del proceso de gestión del negocio de la organización.

La revisión general por la dirección es un proceso complejo realizado en varios niveles de la organización. Siempre es un proceso de doble vía generado por parte de la alta dirección con entradas provenientes de todos los niveles de la organización.

Estas actividades podrían variar desde reuniones diarias, semanales, mensuales de las unidades organizacionales hasta simples discusiones o informes.

Los auditores deberían buscar evidencia de que las entradas y los resultados del proceso de revisión por la dirección son pertinentes al tamaño y la complejidad de la organización y que se utilizan para mejorar el negocio. Los auditores también deberían considerar la forma en que está estructurada la gestión de la organización y cómo se usa el proceso de revisión por la dirección dentro de esta estructura.

Bibliografía
International Standard Organization (ISO),
ISO/TC 176/SC 2 Support Package Guidance
Norma Internacional ISO 9001:2008

Sobre el Autor

Auditor Líder en Sistemas de Gestión de Calidad y Especialista en ISO 9000. Posee amplia experiencia en dictado de cursos y es editor de manuales y reportes de Gestión de Calidad.