¿Qué Debo Aprender Para Motivar A Los Demás?

"La Clave del Mes"

Organigrama Por Funciones.

Muchos empresarios creen, fervientemente, que su negocio o empresa no necesita un organigrama, que esto es para las grandes empresas como Mc Donals, Coca Cola, IBM, El Corte Inglés, etc... No te dejes engañar, porque no existe nada más lejos de la verdad.

Actualmente, lo creas o no, tu empresa está realizando prácticamente las mismas funciones que cualquier gran empresa, salvando las distancias en cuanto a la intensidad y dimensión en la ejecución de estas funciones, y a los presupuestos destinados a las mismas.

Lo que realmente marca la diferencia, hablando desde un punto de vista organizacional, es que las empresas más efectivas y exitosas, tienen perfectamente identificadas, separadas y estructuradas, las diferentes funciones, sub-funciones y actividades vitales que permiten mantener la buena salud de la organización.

Recuerda: HOY POR HOY, tu empresa realiza más del 90% de las funciones básicas que ejecuta cualquier empresa de éxito, teniendo en cuenta las particularidades de cada empresa. Esto te lo puedo garantizar.

Lo que sucede, y no se si es el caso de tu particular empresa, es que no todas las funciones, sub-funciones y actividades vitales son evidentes y están perfectamente definidas. Sin embargo, es precisamente esto lo que NUNCA te permitirá una organización realmente efectiva.

Debes definir y especificar las principales funciones y sub-funciones que actualmente garantizan el funcionamiento de tu negocio, ya sea bueno, malo o regular. Debes partir, teniendo en cuenta que en tu empresa existen, como mínimo, tres funciones básicas y vitales.

Operaciones / Producción: todo lo relacionado con la producción, elaboración, mejora, entrega, logística, etc... de los productos y/o servicios finales que ofreces a tus clientes.

Comercial / Marketing: todo lo relacionado con la comercialización, promoción, venta, captación y Fidelización de clientes, etc…

Recursos: todo lo relacionado con la gestión de todos los recursos con los que cuenta tu empresa, los que a su vez se pueden dividir en Recursos Financieros, Recursos Humanos y Recursos de la Información.

Hoy mismo, mientras estás leyendo este boletín, tu empresa realiza todas estas funciones básicas, y quizás otras más; pero como mínimo estas tres, aunque es muy probable que no estén definidas de una manera operativa y específica ¿no es cierto?

Ejemplo: Hoy tu negocio, sin importar el tamaño o la facturación, maneja ciertos Recursos Financieros, ¿cierto? Esta es una función vital. Ahora bien, ¿qué sub-funciones, entre otras, se podrían subordinar a esta función, en el caso de tu negocio? Por ejemplo, la contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, presupuestos, acciones e inversiones, etc...

¿Qué otras sub-funciones o actividades podrías subordinar a esta función de recursos financieros?

Intenta, cada cierto tiempo (cada una o dos horas) hacer un Stop y preguntarte: ¿qué función es la que estoy desempeñando en este momento?, ¿dónde podría subordinar la sub-función o acción que estoy ejecutando?, ¿qué papel estoy jugando ahora? Puedes preguntarte lo mismo con tu equipo de trabajo. Por ejemplo: ¿qué función está ejecutando en este momento tal o cual persona?

Este simple ejercicio te ayudará a tomar conciencia y te percatarás que en algunos momentos estás como director, otros como relaciones públicas, como técnico de producción, como asesor, como contable, como publicista, como comprador, etc...

Una vez que tengas representadas todas las funciones y sub-funciones en un “Organigrama Inicial”, podrías definir los responsables de las mismas… En este punto, debes ser lo más claro y crítico posible. Nada de ambigüedades como: los responsables de tal función son Pepe, Marta y Carlos... ¡Ahhh! y también Ángel es responsable, lo que ahora está de vacaciones. Intenta no caer en esta trampa.

Es probable que durante este ejercicio te percates que existan funciones que están en tierra de nadie, sin que exista una persona, con nombre y apellidos, que sea el responsable de la misma. Si esto pasa, puedes hacer dos cosas:

1º) Ponerle una X, como que no hay responsables visibles o…

2º) Poner tu nombre como responsable, si es que lo consideras adecuado. ¿Me explico?

Durante este ejercicio, intenta tomar nota de las diferentes acciones que se realizan, o se necesitarían realizar, para un correcto desempeño de cada una de las funciones y sub-funciones de tu negocio. Intentaré ejemplificar lo que quiero decir, con la Función de Recursos.

Dentro de la función de Recursos, está la de “Recursos Financieros”. De esta función, se desprenden varias sub-funciones básicas, como pueden ser: la contabilidad, el pago de nóminas, cuentas por cobrar, etc... Pues bien, me refiero a las “acciones concretas” que se realizan en el desempeño, por ejemplo, de “cuentas por cobrar”. ¿Qué tipo de acciones se llevan a cabo actualmente para garantizar esta actividad?

¿Cómo se le podría explicar el desempeño de esta actividad, a una persona que se incorpora nueva a la empresa?

MUY IMPORTANTE: Recuerda que debes implicar a tu equipo en esta tarea; primero, porque parte de tu misión está en delegar, implicar y motivar al equipo a que lo haga y controlar la ejecución, y segundo, porque es muy poco probable que conozcas detalladamente, todas las funciones, sub-funciones y acciones que hacen funcionar tu negocio, o a lo mejor si, pero más vale no asumir. Además, en la unión está la fuerza.

Podrías hacer reuniones cortas con cada departamento y que hagan tormentas de ideas. Comienza a reorganizar tu negocio y a elaborar un organigrama por funciones HOY MISMO, y te acordarás de mi.

Satisfecho de colaborar con tu éxito.

Jordys González.

Tu Pregunta - Nuestra Respuesta

Pregunta: Ok Jordys, gracias.

He logrado bajar el archivo y lo estoy leyendo con detenimiento. Inicialmente me interesó la idea de posicionamiento y diferenciación o identidad propia. Pero, si la empresa fuera una Institución Educativa, ¿Cómo funcionaría el posicionamiento y más si esta Institución Educativa fuera del Estado, donde se pregona la Educación Gratuita?

Gracias nuevamente. Saul

Respuesta: Estimado Saul:

Ante todo saludarte y agradecer tu interés en nuestros productos. Intentaré contestar a tu pregunta de una manera breve.

Lo primero que te voy a pedir, es que leas la respuesta que recién envié a una suscriptora, sobre el tema de la diferenciación, que creo va como anillo al dedo a tu pregunta… está e el siguiente enlace:

http://www.lanzateya.com/article.php?At=21

En este artículo, podrían estar las claves a tu pregunta, ya que, finalmente, una Institución Educativa, sea privada o del estado, gratuita o de pago, VENDE algo intangible, que es la educación…

Y creo que la diferenciación de un centro de este tipo, se debe aplicar, en el sentido en CÓMO SE IMPARTE esa educación, con qué estilo, qué contenidos se incluyen en la misma, y sobre todo, LOS BENEFICIOS que, el día de mañana podría percibir o disfrutar un alumno, por haber recibido LA ENSEÑANZA en un determinado centro. Un ejemplo de lo que te quiero decir, es Harvard…

Desde el punto de vista de LA PERCEPCIÓN que se tiene de esta universidad, se podría decir que está entre las mejores, aunque en la realidad podría no ser así, pero simplemente, ellos SON DIFERENTES, porque han sabido, a lo largo de los años, como hacerlo.

Pero imagina ahora Saúl, que Harvard, fuese una universidad 100% gratuita… ¿No crees que de igual manera, si hubiesen hecho las mismas cosas, tal y como las han hecho hasta ahora, sería igualmente considerada (sea real o no) como una de las mejores del mundo.

Pues este mismo ejemplo, se puede aplicar a cualquier centro educativo… Un centro de enseñanza, simplemente, es un producto como cualquier otro, y debe aprender a diferenciarse, y este juego de gana en las percepciones que un posible alumno (USUARIO), o sus padres (CLIENTES QUE PAGAN), se hagan de los beneficios finales que ese alumno, podría disfrutar al final de su educación, gracias a los contenidos, a la disciplina y a la manera de hacer las cosas de ese centro, lo cual IMPREGNARÁ de unas determinadas habilidades, creencias, autoestima y valores a los alumnos que estudien en ella, lo cual les beneficiará, para alcanzar unos determinados propósitos y metas en la vida…

En resumen, creo, sin lugar a dudas, que un centro educativo, sea gratuito o de pago, privado o del estado, primario o universitario, debería tener una estrategia que le haga diferente, una política o filosofía que le dé cierta personalidad, en relación con otros centros educativos.

Nada más Saúl, espero sinceramente haberte ayudado a despejar, al menos un poco, las dudas que tenías.

Saludos y éxitos,

Jordys González